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お役立ち情報

マイナンバー便利書類


会社が、従業員からマイナンバーを収集する際などに使用する書類例です。
Word形式、PDF形式のいずれかのファイルを選択して、ご使用ください。
なお、PDF形式ファイルを閲覧するには、Adobe Readerが必要となりますので、お持ちでない方はAdobeのダウンロードサイトからインストールすることで、閲覧することができます。


<ご利用にあたって>
● ここで紹介するテンプレートは著作権フリーですが、第3者への転売はご遠慮ください。
● 各テンプレートは、その内容や機能を保証いたしておりません。ご自身の責任でご使用ください。
● ダウンロードしたファイルの加工は自由です。


  書類名  Word   PDF 
1 個人番号提出依頼書(従業員用)  Word   PDF 
2 個人番号提出依頼書兼扶養家族の個人番号取得委託書  Word   PDF 
3 個人番号提出依頼書(報酬支払先用)  Word   PDF 
4 個人番号提出依頼書(土地利用料支払先)  Word  PDF 
5 個人番号取得協力のお願い(不動産仲介者用)  Word   PDF 
6 委任状  Word   PDF 

1.個人番号提出依頼書(従業員用)
 会社が社員から社員本人と扶養家族のマイナンバーを収集する際に、社員に渡す様式です。  扶養家族全員の委任状が必要になります。

2.個人番号提出依頼書兼扶養家族の個人番号取得委託書
 会社が社員から社員本人と扶養家族のマイナンバーを収集する際に、社員に渡す様式です。  委任状が不要のため、1.のケースより運用が楽ですが、社員本人の監督をしっかり行う必要があります。

3.個人番号提出依頼書(報酬支払先用)
 会社が、「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」を作成する必要のある 支払先(税理士、弁護士などの専門家、講習会の講師など)のマイナンバーを収集する際に、支払先に渡す様式例です。

4.個人番号提出依頼書(土地利用料支払先)
 会社が、「不動産の使用料等の支払調書」を作成する必要のある支払先(家主や地主など) のマイナンバーを収集する際に、支払先に渡す様式例です。

5.個人番号取得協力のお願い(不動産仲介者用)
 会社が、「不動産の使用料等の支払調書」を作成する必要のある支払先(家主や地主など) のマイナンバーを収集する際に、 不動産仲介業者に支払先のマイナンバー収集を依頼する場合に渡す様式例です。

6.委任状
 個人番号を会社に提出する人が、第三者を代理人として個人番号の提出を委任する場合に利用します。
 ・社員の扶養家族が、社員を代理人として、自分の個人番号を会社に提出する場合
 ・家主等が、不動産仲介者(個人)を代理人として、自分の個人番号を会社に提出する場合

マイナンバーの簡便な収集と保管方法

◆従業員のマイナンバーの収集・保管には
 これから従業員のマイナンバーを収集・保管するにはどうするのが良いのかと考えている企業も多いかと思います。セミナーで聴いたり、システム会社からシステム導入の説明や勧誘を受けてみたりしても何が自社に適当か分かりにくいのが現状です。 マイナンバーを含む特定個人情報は今までよりも厳重な取り扱いが求められ故意による漏えいには罰則が強化されています。取り扱いには注意し、漏えいしないよう必要な手立てをしておく事は大事でしょう。

◆在職者の番号収集時期は?
 事業所はマイナンバーを収集・保管して来年からの雇用保険や労災保険、税分野の書類に関し、届出の際に使用します。事前に社内でマイナンバー事務を扱う人を決めておく必要があります。 在職者の番号の合理的な収集時期は年末調整の前の扶養控除等申告書を各人に配った時に番号を記載してもらい、マイナンバーの通知書写しを添付して、会社が確認をするのが良いでしょう。収集方法は直接かメールでは別便パスワード付きで送付、簡易書留で送付等によって集め、会社はナンバーを記録すれば写しは保管してもシュレッダー等で廃棄してもかまいません。

◆小規模事業所の収集・保管の流れの例
(1)扶養控除等申告書と個人番号の写しを提出、本人確認や番号の確認をしたらコピー等は保管しない。
(2)担当者が手書きで書面に記載して金庫や鍵付きキャビネットで保管するか、パソコンに入力して管理する時はID・パスワードを付ける。
(3)提出書類に番号を書く必要があった時には金庫から取り出し、番号を転記、番号は元の金庫にすぐしまう。
(4)手続や届出書の控えは、法定保存期間を過ぎたら廃棄する。
(5)退職者の書類の番号部分はマスキングしておいて法定保存期限が来たら廃棄する。
 小規模な事業所では紙ベースでの記録保管が便利です。社員への使用目的説明義務、番号利用記録の記載もでき、バインダーにとじて保管ができる用紙が出ています。システム利用をためらっている場合や費用をかけたくない場合であれば簡単に始められるので、まず行ってみる事で悩みも軽減されるでしょう。

~提供元~  株式会社エッサム ゆりかご倶楽部 様

2015/12/11 更新

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