宮崎税理士事務所（さいたま市浦和区）

　20年ほど前の会計システムや税務システムは、まだフロッピーディスクが記録媒体の中心でした。大体、一社一年分のデータがフロッピーディスク一枚分（約１メガバイト）に収まっていたため、バックアップ＝フロッピーディスクの複製という時代でした。

　その後、会計や税務データを記録する媒体は大容量のハードディスクへと移行し、現在ではデータのデータベース化が進んでいることもあって、会計・税務データの容量が数百メガバイトから数ギガバイトというケースも珍しくなくなっています。そのため、データのバックアップも自然と大掛かりになってきています。

　もっとも手軽なのは、ハードディスクへのバックアップです。一バイト当たりの単価でいえば、ＤＶＤなどの他の媒体に比べて安価ですし高速です。ミラーリングやスタンバイディスクという技術を使えば、わざわざデータのコピー作業を行う必要もありません。ただ、問題は災害、盗難などでコンピュータ自体が破損、紛失してしまった場合は、バックアップごとデータが無くなってしまいます。そのため、記録型のＣＤやＤＶＤに会計・税務データのバックアップをしている場合も多いようですし、会計ソフトメーカーでも、ＤＶＤでのバックアップを推奨しているようです。

　ところで、ＣＤやＤＶＤにバックアップしたデータの保存可能期間はどれ位かご存知でしょうか？
　一般的には「品質のよいＣＤやＤＶＤを使い、品質の良い記録装置を使って低速で記録し、適切に保存すれば」、大体10年だと言われています。もっとも、記録型のＤＶＤが普及してから10年も経っていませんから、あくまでも理論的な数値です。主に記録面を覆う樹脂の経年劣化によって、徐々に記録が失われていくのだそうです。低速で記録した方が良いのは、高速で記録するよりも記録品質が向上するからと言われています。

　会計・税務データのバックアップや保存が目的ならば、10年も記録が持てば十分以上でしょう。ただ、記録型ＣＤやＤＶＤは意外とナイーブで、扱いを誤ると「あっ」という間にデータが失われる危険性もあるので注意が必要です。特に気をつけたいのが以下の３点です。
①傷付けたり、破損すること
②直射日光に当てること
③品質の悪いＣＤやＤＶＤを使うこと

　①は言わずもがな。②は直射日光に含まれる紫外線によって樹脂面が急速に劣化します。たった一日、日光に当てただけで記録が読めなくなったという実験結果もあります。③も注意が必要で、大手電機店などでも品質のあまり良くないＣＤやＤＶＤを販売していることがあります。できれば、信頼できるメーカーのものを使いましょう。
　また、できるだけ長く記録を保たせたいのであれば、この他に(1).ケースに入れて保管する（記録面に何も接触させない）、(2).湿度の低い場所に保管する（冷蔵庫は不可）、(3).水平、または垂直に保管する（湾曲防止）、ことをお勧めします。

2008年11月5日更新

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